¶ Presales leadek kezelése
A Presales lead kezeléssel nyomon követhető, hogy az adott üzleti lead megnyerése érdekében mennyi előzetesen befektetett munka volt szükséges (pl: ajánlat szakmai tartalom összeállítása, becslő készítése, egyéb megvalósító oldali tevékenységek). Ha ezt mérni szeretnénk, akkor az üzleti leadhez indítható presales lead, mely projektre kiosztható, mérföldköveire felhasználót lehet allokálni, és időt lehet lejelenteni, vagy alvállalkozót és eszköz költséget tervezni, számlát befogadni. Presales leadekhez létrehozható b.doc SPS site és Teams csoport, mely az értékesítési fázisban keletkező dokumentumok struktúrált kezelését és a kollaborációt segítik elő.
¶ Presales lead indítása
A presales leadek indítása az üzleti leadről történik a
gomb megnyomásával egy “Presales adatok” fülön megjelenik, ahol meg kell adni a presales lead tervezett pénzügyi és munka kezdete és vége dátum adatai.
A presales leaden szabadon megadhatók a leadrögzítő által a presales tervezett pénzügyi adatai, valamint a projektadatok is. A presales lead felülete az alábbi módon jelenik meg létrehozásakor:
A munka kezdete és vége fogja meghatározni a létrejövő presales projekt mérföldkövpnek kezdő és vég dátumát. Az mezők kitöltésével és a presales mentés gomb megnyomásával létrejön a presales lead.
¶ Presales lead projektkiosztásra küldése
A presales lead adatainak rögzítését követően megjelenik a presales lead fülön a
gomb, ennek megnyomásával elküldheti a leadrögzítő a presales leadet projektkiosztásra. Amennyiben a gomb megnyomásra került, a presales lead megjelenik a Lead menü Projektkiosztás almenüjének leadlistájában, ahol a projektkiosztó szerepkörrel rendelkező felhasználó tudja kezelni.
¶ Navigáció a presales leaden
A presales lead funkció gombjai a presales fülön láthatóak: Presales indítás, presales mentés, Presales monitoring néven.
Fontos: a felső sorban látható Nyert- Szerződéskötés; Aláírt szerződés, Vesztett/Visszavont gombok az üzleti lead funkcióihoz kapcsolódnak.
aa
¶ Részprojekt leadek kezelése
Részprojekt lead létrehozása abban az esetben szükséges, ha egy fő üzleti leadből több projektet is szeretne létrehozni a lead rögzítője, például egy megnyert keretszerződés esetén a szerződésben rögzített összeget több darabban, különböző projektekben akarja lehívni az ügyfél. Ilyenkor szükség van arra, hogy az üzleti leadből részprojekt leadeket származtasson a leadrögzítő, amiken az egyes projektek konkrét pénzügyi adatai megadhatók lesznek. A létrehozott részprojekt leadeket a rendszer teljes értékű üzleti leadekként fogja kezelni, az Üzleti leadek menüpont leadlistájában kerülnek megjelenítésre.
¶ Részprojekt lead létrehozása
Részprojekt lead a leadrögzítő által hozható létre az üzleti lead kezelési felületén, a
gomb megnyomásával. Ez a gomb csak abban az esetben jelenik meg a felületen, ha az üzleti lead „Nyert – Szerződéskötés” vagy „Nyert – Aláírt szerződés” leadstátuszban van.
Abban az esetben, ha a leadrögzítő részprojekt leadet hoz létre, az eredeti, üzleti lead már nem küldhető el projektkiosztásra, nem lehet már belőle közvetlenül projekt. Azonban ha az üzleti leadet a leadrögzítő projektkiosztásra küldi, akkor már nem származtatható belőle részprojekt a továbbiakban.
¶ Részprojekt lead adatok
A részprojekt leadek sok adatmezője az üzleti leaden rögzített értékekkel kerül előtöltésre a könnyebb kezelést elősegítve ezzel. A részprojekt lead generálásakor ez a felület fogadja a leadrögzítőt:
Nagyon fontos megemlíteni, hogy a részprojekt leadeken rözített pénzügyi adatoknak megfelelően az üzleti leaden lévő pénzügyi adatokat folyamatosan karban kell tartani, a részprojekt leadeken beírt összegekkel szükséges csökkenteni az üzleti lead értékét minden esetben, ugyanis ez nem történik meg automatikusan és ahhoz, hogy elkerüljük a számok duplázódását, a részprojekt leadekre tett értékeket az üzleti leadről el kell venni.
¶ Navigálás az üzleti és részprojekt leadek között
Az üzleti lead és a hozzá tartozó részprojekt leadek között a navigáció egyszerűen végrehajtható, a presales leadhez hasonlóan a részprojekt lead kezelési felületén is megtalálható az
gomb, aminek megnyomásával automatikusan megjeleníti a rendszer az üzleti lead felületét. Az üzleti lead felületén külön panel van fenntartva a létrehozott részprojekt leadek nyomon követhetősége érdekében. Mivel egy üzleti leadhez korlátlan számú részprojekt lead tartozhat, így listás elrendezésben láthatóak a felületen a származtatott leadek:
A listában a lead neve oszlopban lévő értékekre kattintva elnavigál a rendszer az adott részprojekt lead felületére.
¶ Részprojekt lead projektkiosztásra küldése
A részprojekt leaden rögzített adatok mentését követően az alábbi gombok elérhetők a felületen:
Ezt követően a leadrögzítő a
gomb megnyomásával tudja elküldeni a részprojekt leadet a projektkiosztó számára, hogy elvégezhesse a projektkiosztást.
¶ Részprojekt lead üzleti leaddé alakítása
Amennyiben létrehoztunk egy üzleti leadből egy részprojekt leadet, de időközben szeretnénk a részprojekt leadet mégis teljes értékű üzleti leadként kezelni a továbbiakban, akkor lehetőség van arra, hogy a meglévő részprojekt leadet üzleti leaddé alakítsuk, ezzel kvázi kivonva az üzleti lead hatóköre alól és teljes értékű üzleti leaddé téve. Erre az átalakításra abban az esetben van lehetőség, ha a részprojekt lead még nem került projektesedésre, ilyenkor a felületen megjelenik az
ezt megnyomva a részprojekt lead üzleti leaddé alakítható. Az átalakítás nem visszafordíthatatlan, arra is van lehetőség, hogy egy üzleti leadet részprojekt leadként bevonjunk egy másik üzleti lead hatókörébe.
¶ Üzleti lead részprojekt leaddé alakítása
A rendszerben lehetőség van arra is, hogy üzleti leadeket alakítsunk át részprojekt leadekké. Erre akkor lehet például szükségünk, ha van egy keretszerződésünk, ezt egy üzleti leaden tartjuk nyilván, ami alá több részprojekt leadet is felvettünk, majd menet közben egy másik üzleti leadről kiderül, hogy azt is a keretszerződés részeként, részprojektként lesz szükséges kezelni a továbbiakban. Amennyiben az üzleti lead, amit részprojekt leaddé szeretnénk alakítani, már Nyert-Aláírt szerződés vagy Nyert-Szerződéskötés státuszban van, de még nem projektesedett, a felületén megjelenik a
gomb. Ennek a gombnak a megnyomásával fel fog jönni egy választólista, ahol beírhatjuk annak az üzleti leadnek az elnevezését, ami alá be szeretnénk vonni a leadet, mint részprojekt lead. Ebben a választólistában szintén csak és kizárólag olyan üzleti leadek fognak megjelenni, amik már Nyert-Aláírt szerződés vagy Nyert-Szerződéskötés státuszban vannak, de még nem lettek projektesedve.
¶ Leaden több pénzügyi kategória
A rendszerben opcionálisan alkalmazható, hogy egy általános leaden belül több pénzügyi kategória is megkülönböztethető legyen.
A funkció akkor elérhető, ha a rendszerbeállításokban a „Több pénzügyi kategória megadása” bekapcsolt állapotú, és a egyedi pénzügyi kategóriák kerültek definiálásra. A funkció az általános leaden belül elérhető.
Egy leaden belül több kategória úgy rögzíthető, hogy az alapadatokon a „Több pénzügyi kategória engedélyezése” bekapcsolásával újabb pénzügyi adatok fül keletkezik, ahol a lead pénzügyi adatai megadhatók.
Tetszőleges számú kategória kiválasztható a rendszerben az előre definiált cég specifikus kategóriákból.
A felvitt kategóriák alapján a Pénzügyi adatok összesen fülön kiolvasható a lead össz értéke az alap devizanembe átszámítva. A munka ütemezése kategóriánként eltérő lehet ezt az adott panelen lehet egyedileg megadni. A felvitt kategóriáknak egyedi nevet lehet megadni, mely a riportokban is megtalálható és az adott leadhez rögzített későbbi számlatételen is megjelenik az egyedi név is, ez a könnyebb beazonosíthatóságot szolgálja. Megjegyzés mező is rögzíthető kategóriánként. A tabok törlése a kuka ikon használatával lehetséges.
¶ Egyéb ügyek kezelése
Az Egyéb ügyek menüpont alatti leadlista tartalmazza az összes technikai leadtípusba tartozó leadet a rendszerben, ezzel garantálva azt, hogy jól elkülöníthetően és nyomonkövethetően kerüljenek kezelésre a technikai leadek. Ehhez a menüponthoz a leadrögzítők és a pénzügyi adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználók egyaránt hozzáférnek, mindkét szerepkörrel rögzíthetők technikai leadek a rendszerben.
¶ Technikai lead létrehozása
Az üzleti leadek felületéhez hasonlóan a technikai leadek esetén is a Technikai leadek menüpont alatt található
gomb megnyomásával indítható ez új technikai lead rögzítésének folyamata. Ekkor felugrik egy panel, ahol kiválasztható a választólistából a használatban lévő technikai lead altípusai közül, hogy milyen leadet szükséges indítanunk:
Amint kiválasztásra került a megfelelő projekttípus a felületen, az Indítás gomb megnyomásával megnyílik a lead szerkesztési felület, a kitöltendő adatmezőkkel. Projekttípustól függetlenül a technikai leadeknél minden esetben ugyanazon adatmezőket szükséges megadni, kötelezőségük sem változik az altípusok függvényében.
A technikai lead generálásakor ez a felület fogadja a lead rögzítőjét, az üzleti leadhez hasonlóan itt is két külön tabon találjuk az alapadatokat, valamint a pénzügyi adatokra vonatkozó paneleket és mezőket:
¶ Technikai lead projektkiosztásra küldése
Az adatok megadását és elmentését követően a technikai lead felületén megjelenik a
, aminek megnyomásával elküldhető a lead projektkiosztásra a projektkiosztó részére.
¶ Leadek általános kezelése
¶ Leadek karbantartása
A leadek változásának rögzítésére, függetlenül attól, hogy melyik almenü felületére navigáltunk, a leadlistában a lead neve előtt található
ikon megnyomásával lehetséges. Az ikon megnyomását követően az adott lead szerkesztési fog megnyílni, ahol a nem védett mezők bármely eleme felülírható, szabadon átírhatók, rögzíthetők a szükséges adatok abban az esetben, ha a lead még nem került „Rögzített” megvalósítási státuszba, hiszen ekkor már a lead rözítője számára csak olvasható lesz a lead szerkesztési felülete, módosítások már nem tehetők a leaden.
¶ Leadek másolása
A lead másolása
ikon lehetőséget ad arra, hogy a már élő lead tetszőleges adat módosítással újra legenerálásra kerüljön, ami egyszerűsíti a change requestek kezelését és az új leadek rögzítését is.
¶ Leadek törlése
Tévesen létrehozott leadek törlésére szolgál a
ikon a lead neve előtt. A törölt lead a leadlistában nem jelenik meg ezt követően.
Ha az adott üzleti lehetőség elveszett, vagy bármely okból meghiúsult, akkor az értékesítési fázisát a „Vesztett/Visszavont” kategóriába kell állítani, valamint szükséges „Vesztett/Visszavont” felületi gomb megnyomásával a leadstátuszt is beállítani. Ezek a leadek a későbbiekben is nyomonkövethetők lesznek a riportokban.
Presales és technikai típusú leadek esetében is alkalmazható a lead törlése ikon, ezeknél a típusoknál is van lehetőség a törlésre, de itt nincs szükség az értékesítési fázis átállítására, hiszen ezeknél a leadeknél nincs kint a felületen ilyen mező.
¶ Leadtípus váltása
Az üzleti, valamint a részprojekt típusú leadek esetén van arra mód, hogy a már létrehozott leadtípust módosíthassa a leadért felelős szereplő a rendszerben. Az üzleti leadek esetében megjelenik a lead felületén
gomb, aminek megnyomásakor lehetőség van az adott üzleti leadet részprojekt típusú leaddé alakítani. Ez annyit fog jelenteni, hogy a folyamat során ki kell választani azt az üzleti leadet, ami alá szeretnénk részprojekt leaddé becsatolni a kiindulási leadünket. A felületi gomb megnyomását követően az alábbi felületen választhatja ki a felhasználó, hogy pontosan melyik üzleti leadhez szeretné hozzákapcsolni részprojekt leadként.
Abban az esetben, ha egy részprojekt leadről beszélünk, akkor a lead felületén az alábbi
gomb lesz látható. Ennek a gombnak a megnyomásával lesz lehetőségünk a részprojekt típusú leadet önálló üzleti típusú leaddé alakítani, ennek során a kapcsolódó üzleti lead és az eredetileg részprojekt típusú lead között meg fog szűnni a reláció és különálló entitásokként lesznek kezelve a továbbiakban a rendszerben.
A leadek típusváltására csak abban az esetben van leetőség, ha az adott lead már Nyert – Aláírt szerződés vagy Nyert – Szerződéskötés státuszban van, de még nem került projektkiosztásra, ebben az állapotban lesz csak elérhető az átalakításra szolgáló gomb a felületen a projektkiosztó számára.