¶ SharePoint oldali testreszabás
A sablon teamhez tartozó sablon site üres létrehozás esetén is tartalmaz néhány SharePoint által létrehozott elemet, pl. Documents tár, illetve néhány, a BDoc megfelelő működéséhez szükséges elemet, pl. alapértelmezett szerepkörök.
Amennyiben a team munkatér testreszabása megtörtént annak eredménye is elérhető a site-on, például a channelekhez tartozó mappák a Documents tárban.
A következő fejezet a SharePoint oldalon szükséges beállításokat (pl jogosultság beállítások), és a sablon kiegészítési lehetőségeket foglalja össze.
¶ Szerepkörök kezelése
A BDoc koncepcióban a Teams által használt Team member szerepkör kiegészítésre kerül olyan projekt szerepkörökkel, melyek lehetőséget adnak a dokumentum tárak, mappák jogosultságkezelésére. Ezen SharePoint csoportokkal leképezett szerepkörök használhatók arra, hogy egyes mappák tartalmát a team csak bizonyos szerepkörrel rendelkező tagjai érhessék el.
Az egyes szerepkörök a sablonon üresen jönnek létre, és legtöbb esetben nem is szükséges a sablonon tagok rögzítése. Ez alól azok a központi szerepkörök kivételek, melyek esetében minden projekten szükséges az adott szerepkör számára jogosultság osztás. Erre példa a beépített szerepkörök közül a Team visitor. Azon beépített szerepkörök esetében is van lehetőség ilyen központi szerepköröknek jogosultságot biztosítani, melyeket a B.Eye alapján automatikusan tölt fel felhasználókkal a BDoc. Illetve akár egyedi szerepköröknél is alkalmazható ez a beállítás.
¶ Beépített szerepkörök
A sablonokon alapértelmezetten elérhetőek az alábbi szerepkörök:
- Team visitors: ez egy SharePoint által alapértelmezetten használt szerepkör. Ez alkalmazható az általános betekintő csoportnak, csak olvasási és letöltési jogokkal rendelkezik. Ahhoz, hogy ez a csoport el tudja látni ezt a funkciót szükséges a sablon site-on elhelyezni a SharePoint csoportban az egész céget leképező AD csoportot. Titkos projekt esetén a BDoc gondoskodik arról, hogy a sablonon megadott AD csoport ne kerüljön rá a projektre megtekintőként sem.
- Team members: ez egy SharePoint által alapértelmezetten használt szerepkör. Mindenki tagja, aki bármilyen (kivétel az ügyfél) szerepkörben jelen van a projekten. . A csoportba beállított felhasználók/AD csoportok tartalom hozzáadási, szerkesztési, törlési és letöltési jogokkal rendelkeznek.
- Team owners: ez egy SharePoint által alapértelmezetten használt szerepkör. A csoportba beállított felhasználók/AD csoportok teljes hozzáférési joggal rendelkeznek.
- Project adminstration: a BDoc koncepcióban ez a csoport az, ahova a projektvezetők, felelős partner, projekt adminisztrátor automatikusan bekerül.
- Project members: belső projekt tagok, allokáció alapján kerülnek felvételre automatikusan a felhasználók, akik teljes láthatóságú BDoc tulajdonsággal bírnak.
- External project members: külső projekt tagok (pl. alvállalkozók), allokáció alapján kerülnek felvételre automatikusan a felhasználók, akik szűkített láthatóságú BDoc tulajdonsággal bírnak.
- SP-Clients: ügyfelek számára létrehozott szerepkör, ahova automatikusan nem kerülnek felhasználók, a B.Eye projekt oldalon a tag kezelő felületen keresztül vehetők fel. Használható például az ügyfelekkel megosztott mappa jogosultság beállítására.
- Support: olyan szerepkör, mely az archiválás után is megtartja írási jogát a dokumentumtárakon és mappákon. Automatikusan ez sem kerül B.Eyeből töltésre, a tag kezelő felületen keresztül vehetők fel a felhasználók a csoportba.
Ezen csoportok nem törölhetőek, mivel az a BDoc megfelelő működését befolyásolja.
¶ Egyedi szerepkörök
A fent felsorolt beépített szerepkörök mellett tetszőleges új szerepköröket is rögzíthetünk SharePoint csoportokként. Ehhez a SharePoint site-ot kell megnyitni, és a jobb felső sarokban található beállítás ikon alatt, a Site Permission funkciót elindítani, majd az Advanced permission settings opciót választani.
 |
 |
Ekkor megjelenik a SharePoint site csoport kezelő felülete. Itt a Create Group funkcióval hozható létre új SharePoint csoport, ami egy egyedi szerepkört képez le.
Az új csoport nevét kell megadni, illetve a site-on alkalmazott jogosultsági szintjét, a többi beálítás változatlanul hagyható.
¶ Jogosultsági szintek
A jogosultsági beállításnál meghatározott szint lesz a site-on alapértelmezett beállítása a szerepkörnek, minden olyan táron, listán, ahol nincsenek törve (egyedileg módosítva) a jogoaultságok, ezt a szintet kapja meg a szerepkör. A felsoroltak közül az alábbi két szintet javasoljuk:
- Contribute: tud új elemeket is felvenni listába, dokumentumot feltölteni, és meglévőket módosítani törölni.
- Read: csak olvasni tudja az elemeket és dokumentumokat.
A javasolt szinteken kívül az alábbi jogosultsági szintek elérhetőek:
- Edit: lehetővé teszi a felhasználók számára listák hozzáadását, szerkesztését és törlését; megtekintheti, hozzáadhatja, frissítheti és törölheti a listaelemeket és dokumentumokat.
- Design: megtekintheti, hozzáadhatja, frissítheti, törölheti, jóváhagyhatja és testreszabhatja a site lapjainak elrendezését.
- Full control: minden engedélyt tartalmaz, használata nem javasolt, mert a full control joggal rendelkező felhasználók felülírhatják a projekt tagok fülén tett beállításokat, közvetlenül a siteon.
- Support
¶ Szerepkörök megkülönböztetés: SP vs Teams
Az egyes szerepköröknél az elnevezési konvencióval megadható, hogy az adott csoport csak SP jogot kapjon vagy a Teamshez is hozzáférjen. Azon csoportok, melyek ’SP-’ előtaggal rendelkeznek nem fognak hozzáférni a Teams csoporthoz (pl SP-Client az ügyfelek számára), míg az előtaggal nem rendelekző csoportok tagjai igen. Ez a beállítás a beépített és az egyedi csoportoknál is használható, ez alól csak a három alapértelmezett csoport a Team member, a Team visitor és a Team owner kivételek.
¶ Sablon szintű tagság beállítása
A központi szerepkörök esetében már sablon szinten be lehet állítani, hogy kik érjék majd el a projekteket ebben a szerepkörben. Ebben az esetben a projekt létrehozása során nem csak a szerepkör, hanem a tagok is a sablonról kerülnek másolásra. Erre jó példa lehet az előző fejezetben felvett Jog szerepkör. Miután a szerepkör (SharePoint csoport) elkészült a csoportot megnyitva (Site permissions → Advanced permission settings menüpont alatt), megjelenik a csoport kezelő felülete. Itt a New → Add Users gombra kattintva megjelenik a felhasználó választó felület.
A Share gombra kattintva véglegesíthető a hozzáadás. Az így beállított szerepkörben a csoport tagok a teambe is bekerülnek majd a projekten, ezáltal a Teams alkalmazásban is megjelenik számukra a projekt.
¶ Jogosultságok beállítása
A sablon siteon fontos még a hozzáférések beállítása az egyes fájlokhoz, mappákhoz, dokumentumtárakhoz.
¶ Dokumentumtár jogosultságok
A dokumentumtár jogosultságok módosításához meg kell nytni az adott tárat, például a Documents-et. Az egész tár hozzáférési beállításait a Beállítás ikon → Library settings → More library settings → Permissions for this library menüpont alatt lehet megtekinteni és módosítani.
 |
 |
Az itt látható jogosultsági beállítások a siteon található SharePoint csoportok (szerepkörök) alapértelmezett beállításaiból kerülnek örökítésre. Ha egyedi beállításokat akarunk alkalmazni akkor először le kell állítani az öröklést:
Majd ezután lehet beállítani a megfelelő hozzáféréseket. Az egyes csoportokat kijelölve, majd a Remove User Permissions gombra kattintva eltávolíthatóak a beállított jogok. A Grant Permissions gombra kattintva további jogok adhatók meg a dokumentumtárra. A csoportot kijelölve az Edit User Permissions gombra kattintva a site szintű jogosultság beállítások módosíthatóak.
A BDoc jelenlegi verziója csak SharePoint csoportra beállított hozzáféréseket kezel, ezért figyeljünk rá, hogy itt ne adjunk közvetlen felhasználó vagy AD csoport számára jogot. Ehelyett létre lehet hozni egyedi SharePoint csoportokat, melyben már tagként elhelyezhető például felhasználó, vagy AD csoport is.
¶ Mappa és fájl jogosultságok
A létrehozott mappák és fájlok minden esetben a szülő elemtől öröklik jogosultsági beállításaikat, azonban ez is módosítható.
Egy mappát, vagy fájlt kijelölve az információs ikonra kattintva, majd ott a Manage Acces gombra megtekinthető, hogy mely SharePoint csoport milyen joggal fér hozzá a mappához/fájlhoz.
Az egyes csoportok mellett található ikonok jelzik, hogy mely csoportok rendelkeznek írási, és mely csoportok csak olvasási joggal. Az adott sorra kattintva a hozzáférés szintje módosítható, vagy teljesen törölhető. A Grant access ikonra kattintva további SharePoint csoportok számára állítható be hozzáférés.
¶ Dokumentumtárak, mappák létrehozása
Amennyiben a channelek által létrehozott mappák helyett vagy mellett különálló dokumentumtárakat is szeretnénk használni, azt a SharePoint site-ot megnyitva, a site contents oldalon lehet megtenni. Itt a New → Document library gombra kattintva indítható a létrehozás. A létrehozás történhet meglévő dokumentumtár másolásával, vagy teljesen új tár létrehozásával is. A Név megadása, majd a Create gombra kattintás után elkészül az új dokumentumtár.
Az elkészült dokumentumtárakban létrehozott mappák vagy dokumentumok a kész projekt site-ra is másolásra kerülnek. A tárban az Upload gombon keresztül a Folder opcióval meglévő mappát, a Files opcióval pedig meglévő fájlt lehet feltölteni, a New gombra kattintva új fájl és mappa hozható létre.
¶ Listák létrehozása
Amennyiben szükséges, listákat is lehet használni a siteon (pl. hibalista, kontakt lista).
Ezeket a dokumentumtárakhoz hasonlóan a site contents lapon lehet felvenni, a New gombon, a List-et választva. Név magadása után a Create gombra kattintva léterjön a lista. Alapértelmezetten csak a Title oszlop jelenik meg, az Add column gomb segítségével tetszőleges oszlopokat vehetünk fel a listához.
¶ Egyéb sablon beállítások
¶ Tagelés beállítása
Ahhoz, hogy a BDoc által automatikusan tagelhetőek legyenek a dokumentumok, az összes dokumentumtáron szükséges engedélyezni az Enterprise Keywords szolgáltatást. Ezt minden dokumentumtáron külön kell beállítani a Library settings → More library settings beállítások között.
 |
 |
Itt az egyetlen megjelenő jelölő négyzetet kell bejelölni és az OK gombra kattintva véglegesíteni a beállítást.
¶ Tagek megjelenítése a dokumentumtárakban
Ahhoz, hogy a dokumentumokra beállított tagek megjelenjenek a dokumentum listákban minden használt dokumentumtáron meg kell jeleníteni az Enteprise Keywords oszlopot. Ezt a dokumentumtárat megnyitva, bármely oszlopon megtalálható gombra kattintva, a Show/hide columns opcióval lehet megtenni. Ekkor megjelenik egy választó lista, ahol be kell jelölni az Enterprise Keywords opciót, majd az Apply gombra kattintani.
 |
 |
Amennyiben ez a beállítás a dokumentumtár gyökerében kerül beállításra, az összes mappában, almappában érvénysülni fog.
¶ Dokumentum Check out megkövetelése
A dokumentumokon való együttműködés, egyidejű, közös dokumentum szerkesztés szabályozásának egyik módja a fájlok check outolásának/kivételének megkövetelése. Ez különösen akkor fontos, ha több felhasználó fér hozzá a könyvtárhoz. Ha a sablon valamely dokumentumtárán beállításra kerül, hogy a dokumentumok kivétele/check outolása szükséges, akkor a példányosított siteokon is érvényesül a beállítás, és a dokumentumokat csak az szerkesztheti, aki kivette, mások nem írhatják felül azt.
A dokumentum check out megkövetelését minden dokumentumtárra külön kell beállítani a Versioning settings → Require Checkout beállításának Yes értékre állításával.
|
|
|