Opcionálisan választható funkciók a karbantartó felületen beállíthatók
¶ Üzleti típusú beállítási lehetőségek – további lehetséges kontrollpontok
¶ Értékesítési folyamat változatok:
¶ Ajánlat jóváhagyás/Egyszerűsített üzleti lead ajánlat jóváhagyás nélkül
Ajánlatkezelt úton a leadet egy centralizált (projektkiosztó) szerepkörű felhasználó hagyja jóvá az Ajánlatkezelés menüpontban.
Egyszerűsített üzleti lead esetén nincs jóváhagyási lépés a lead csak a projektkiosztás állapotában kerül a projektkiosztói szerepkörhöz.
A két opció vegyesen is alkalmazható.
¶ Projekt szponzori ellenőrzési pont - projektszponzori szerepkör használata megkövetelt-e?
Feltervezett, beallokált projekt elküldhető „terv érték jóváhagyásra” a projekt szponzorának. A szponzor tudja jóváhagyni, és az a projekt terv állapot elmentésre kerül a rendszerben.
¶ Lead konstrukciók megkülönböztetése
¶ Leaden belüli megbontási lehetőség - Lead pénzügyi kategóriák
Egy azonos leaden belül több eltérő pénzügyi konstrukciójú elem is kezelhető, pl: havidíjas support és fix díjas projekt megvalósítású konstukció is.
A rendszerben alapvetően egy leaden egy szolgáltatás típus szerepel, de a lehet több konstrukciót egy szerződés alatt is kezelni.
¶ Presales lead használata
Az üzleti lead megnyerése érdekében folytatott munka presales leadeken gyűjthető, a presales lead létrehozása történhet automatizmusokkal megsegítve, vagy centralizált módon a projekt kiosztó szerepkörű személy ellenőrzésével. Egyszerűsített presales létrehozás engedélyezett, vagy a manuális presales létrehozás funkció külön-külön vagy vegyesen is alkalmazható.
¶ T&M konstrukciójú ügyek kezelése külön funkciókkal
A Time and material alapú projekt konstrukció kezelhető a rendszerben. A konstrukció tartalma: az üzleti leaden, majd a projekten a valós vagy még nem nevesített személyek adott időszakban, adott napszámban vagy allokációs mértékben dolgoznak a projekten. A tervezett és a lejelentett órák alapján automatizmusok segítik az allokációt, és az elszámolási időszakokra a terv számlát generálnak, és a jóváhagyott időlejelenségek alapján tény értékeket kalkulálnak.
¶ Tömeges betöltési lehetőségek
¶ Lead betöltés
A rendszerben a lead menüpontokban indítható lead, vagy fix díjas a leadek egy excel-ből betölthetőek.
¶ Időlejelentés adatok betöltése
Excel formátumban betölthetőek a projekt mérföldköveire a személyek munkaórái naptári nap bontásban. Vagy betöltés vagy felületi időlejentés lehetséges.
¶ Részletező információk rögzítése - mező kötelezőségek, adat tölthetőség engedélyek
¶ Felelős partner
Leaden és a projekten nevesíthető egy partner személy, aki rendszer szempontból egyedi jóváhagyást nem tölt be, de a projekthez való kapcsolata lekövethető.
¶ Régió engedélyezett
Leaden kötelező mezőként megjelenik a „Régió”, melynek értékkészletetét rendszer szinten lehet megadni, ezt követően a lead rögzítőnek minden lead esetén választania kell egyet ezekből. Más gyűjtési kategóriára is felhasználható, a projekten nem jelenik meg.
¶ Projekt adatok megadása kötelező:
Projektadatok blokkban szereplő mezők ( projekt név, kód, projekt vezető, helyettes, adminisztártor) mezők kötelezően kitöltendők a projektkiosztásra küldés előtt, de ezeket a projekt kiosztó módosíthatja.
¶ Lead téma mező
Minden általános leaden kötelezően meg kell adni a témát.
¶ Partnerre megjegyzés mezők
Partnerre két megjegyzés mező felvehető: Rendszerbeállításoknál ki-be kapcsolható funkció. Az adminisztrátor a Partner felvétele felületen egy termékhez két új mezőt is tud rögzíteni Csoport és Ország néven. A B.eye felületen nem láthatóak, de a lead, sales, financial, management riportok bizonyos nézeteiben szerepelnek, így szűrési dimenzióként felhasználhatók.
¶ Termékre megjegyzés mezők
Termékre két megjegyzés mező felvehető: Rendszerbeállításoknál ki-be kapcsolható funkció. Az adminisztrátor a Termék felvétele felületen egy termékhez két új mezőt is tud rögzíteni Dimenzió 1 és Dimenzió 2 néven. A B.eye felületen nem láthatóak, de a team, projekt riportok bizonyos nézeteiben szerepelnek, így szűrési dimenzióként felhasználhatók.
¶ Projekt kód és név, mérföldkő kód és név képzés módja, automatiziálása – előtöltési szabályok paraméterezése
A kód és név képzésekor bizonyos építőelemekből lehet kiválasztani a képzési logikát, mely rendszer szinten megadható, ezzel a rendszer előtölti a Projekt kód és név, mérföldkő kód és név mezőket, de ez akár felülírható.
¶ Általános rendszerszintű beállítási lehetőségek
¶ Email küldési lehetőség:
- @név említésével email küldhető
- 11 jóváhagyási esemény, vagy változásról szóló tájékoztató információ esetén választható automatikus email küldés
- a kiválasztott emailek szövegrészei is testreszabhatók
¶ Nyelv kiválasztás:
- Felhasználó szintű választható nyelv: magyar, angol
- Rendszerszintű beállítás: minden mező, címke neve átírható
¶ Tooltip
- számos funkciógomb és mező súgóval ellátott, ennek szövege is szabadon megadható
¶ Munkalapkarbantartás
- Projekt szintű és lejelelentő személy szintű munkalapok generálhatóak a rendszerből
- meglévő sablonok megadhatóak, vagy új sablonok felölthetőek word formátumban
¶ Logo feltöltési lehetőség
- A rendszer bejelentkező képernyőjére egy hátérkép kép formátumban betölthető (ez akár céges logóra, vagy információ átadására, figyelemfelhívó feladatok megjelenítésére is használható)
- Menüsor tetején látható ikon is feltölthető
¶ Lejelentésbeállítások
¶ Import és/vagy felületi időjelentés
Rendszerbe excelből tölthetőek be az adatok és/vagy mobil és vagy webes felületen történhet a lejelentés. Lejelentéseken munkaóra és munkalapos óra külön megkülönböztethető lejelentésnél és betöltésnél egyaránt.
Kölséglejelentés
Beállítható, hogy költségek lejelentés lehetséges-e, itt szabadon megadhatóak kategóriák és mértékegységek. (pl: Céges autó és km)
¶ Tevékenységi szint megkülönböztethető
A lejelentések mérföldkőre történnek, de minden lejelentett óra valamely tevékenységre még alábontható. A tevékenységeket rendszer szinten is meg lehet határozni, de a projektvezető a saját projektjéhez saját tevékenységeket is felvehet.
¶ A lejelentések paraméterei
A lejelentések megtételének időbeli határt lehet szabni, mind azt, hogy visszamenőlegesen hány hétre lehet lejelenteni a jövőbeli lejelentési hetek száma is megadható. Ez a webes és mobil nézetbe külön-külön paraméterezhető.
A lejelentések automatikusan is jóváhagyhatók, paraméterezhető, hogy hány hét elteltével.
Egy már jóváhagyott lejelentést utólagosan is lehet módosítani, ennek is megszabható az időbeli hatálya.
¶ Időlejelentés másolható-e
Központilag engedélyezhető, hogy a lejelentő user másolhassa el a lejelentéseit, vagy egyesével vegye fel. Paraméterezhető, hogy hány napra másolhasson.
¶ Lejelentés (idő, költség) és allokáció határnap
Idő/költség lejelentés és allokáció határnapja alap beállításként a mai nap (tegnapi napig a tény lejelentés, mától az allokáció képezi a költségszámítás alapját. A rendszerben ez a határnap opcionálisan választható dátum. Kiválasztható, hogy a hét valamely napja vagy a hónap szabadon megadott napja legyen a viszonyítás dátuma. A kiválasztott naphoz képest múltbeli napoknak a tény lejelentett órái és költségei kerülnek beszámításra és ezen nap, illetve az attól előremenően (vagyis, a viszonynaphoz képest jövőbeli) számított napok pedig az allokáció értékeivel kalkulálnak, a riportok és a Projekt követés táblázat várható költség kalkulációjához. pl: viszonynap minden szombat, akkor a múlt hét péntekig rögzített lejelentések és ehét hétfőtől számítottan az allokációs költségei láthatóak.
¶ Távollét beállítások
¶ Távollét kezelés rendszer szintű bekapcsolása
A Rendszerbeállítások Távollét beállítások fülén lehet engedélyezni a távollét rögzítést, mely beállítás a böngésző frissítését (CTRL+F5) követően érvényesül. Ennek hatására a felhasználóknál megjelenik egy Távollét menüpont a bal oldali főmenüben.
A Távollét funkció engedélyezése kapcsoló Igen értékre állítása mellett ki kell választani azt az Egyéb típusú projekten rögzített mérföldkövet, melyen létrejönnek majd a távollétekhez kapcsolódó allokációk. Ez azért fontos, hogy a csapatok kapacitásának kezelésekor az üzleti projektekre rögzített allokációk mellett a távollétek is megjelenjenek, csökkentsék a szabad kapacitást.
Célszerű felvenni egy külön, Egyéb típusú projektet a távollétek kezelésére, és azon egy, a teljes évet lefedő mérföldkövet rögzíteni, majd azt hozzárendelni a Távollét funkcióhoz. A távollét funkcióhoz rendelt mérföldkő szükség esetén kicserélhető másik mérföldkőre. A módosítás előtt rögzített távollétekre létrehozott allokációk a korábban kiválasztott mérföldkövön maradnak, az új mérföldkő kiválasztás mentésétől követően már az új mérföldkőre jönnek létre az automatikus allokációk.
¶ Szabadság kerettípusok beállítása
A rendszerben szabadság kerettípusokat lehet felvenni magyar és angol nyelven, melyek a jogszabályoknak megfelelő alap és pótszabadság fajták. A kerettípusok év függetlenek.
Amennyiben egy kerettípus aktív, akkor lehet rá a kiválasztott évben felhasználónként éves szabadság keretet rögzíteni.
A már rögzített szabadság kerettípusok a képernyőn kijelölt gombokkal nyithatók meg szerkesztésre, vagy törölhetők szükség esetén. Amennyiben egy kerettípusra, valamelyik felhasználóra van rögzítve keret, akkor az nem törölhető.