¶ Projektkezelés – Projektvezető szerepkör
A projektvezető feladata a projekt teljes: munka és a pénzügyi szempontú megtervezése.
Ennek lépései:
Mérföldkő létrehozás:
- munkamérföldkövek létrehozása, mely meghatározza a projekt időbeli határait és a projekt alatti mérési egységet
Lead szétosztás:
- a lead terv (árbevétel, eszközköltség, alvállalkozó költség, saját élőmunka költség) értékeinek a munkamérföldkövekre történő szétosztása
Projekt tervezés:
- teljes projektszintű (egy leadről vagy több leadről érkező) tervértékek mérföldkőszakaszra, vagy ha több elhatárolási periódust érintése esetén mérföldkőszakaszokra továbbosztása,
Számlatétel létrehozás:
- a projekt teljes árbevételének a rögzítése az összes kimenő számlatétel terv dátumainak, és összegének megadávával munkamérföldkőhöz rendelten,
- a projekt teljes költségszámláinak a rögzítése az összes bejövő eszköz, alvállalkozó, és egyéb költségszámlák terv dátumainak, és összegének megadávával mérföldkőszakaszhoz rendelten,
Allokáció rögzítés:
- az allokáció rögzítése, a személyek mérföldkövekhez rendelése és a jóváhagyott tartalom szerint a teljes időtartamra vonatkozóan az allokáció felvitele, valamint személyekhez rögzítetten a terv allokációs napszámok megadása.
Ezzel történik meg a projekt teljes munka és pénzügyi szempontú megtervezése.
Projekt követés:
A projekt időbeli előrehaládásával tény kötségek és bevételek érkeznek a projektre. A projekt várható költsége a tény idő- és költség visszajelentésből, a ténybe fordult számlákból és a jövőben esedékes allokációs költségekből és várható számlatételekből adódik össze.
A projekt követés felületen a rendszer a várható költségek alapján kalkulációt végez, hogy az elhátorolási periódusok alapján megkeletkeztetett szakaszoknak mennyi lesz a költség alapján vetített várható elszámolási árbevétele. A felületen ez a kalkulált érték megjelenik, ez szabadon átírható.
Egyéb projekt szintű beállítások:
Beállítások fülön állítható az időlejelentéshez kapcsolódóan, hogy lehet-e a projektre időt lejelenteni, kötelező legyen-e a megjegyzést tenni, illetve tevékenységet kell-e rögzíteni a lejelentéshez, továbbá látható legyen-e a követés felülten az eszköz és alvállalkozó oszlopok. Részletes leírás a https://docs.beye.hu/e/hu/projektalapadatok menüpontban
¶ Kapcsolódó lead(ek) gyors elérése projektről
Ha egy lead kapcsolódik a projekthez, akkor egy a lead-re az Üzleti lead gombra kattintva azonnal megnyílik az érintett lead.
Több kapcsolódó lead esetén választóablak nyílik.
¶ Mérföldkőre bontás
A projektszintű terv és tény értékek nyomonkövetésén túl a rendszer lehetőséget ad arra, hogy kisebb granularitásban is mérhető legyen a projekt hatékonysága, azaz terv- és a tényköltségek alakulása. Ezek a kisebb egységek a mérföldkövek, pl: egy projekten dolgozó különböző szervezeti egységek munkájának a szétbontására szolgálhat, de jelölhet szolgáltatás vagy termék szintű szétbontást is, vagy a projekt szakaszait is lehet külön mérni ezáltal.
Új mérföldkő létrehozása
Új mérföldkő létrehozása a
ikon választásával lehetséges.
Minden mérföldkőhöz egy csapat, egy termék, egy szolgáltatás és egy profit center választható, ezáltal a mérés ezen logikai megbontás mentén lehetséges.
A mérföldkő adja meg a kapcsolatot a rendszerben rögzített terv értékek és a lejelentés felületen rögzített tény értékek között.
A Követés csúszka azt irányítja, hogy a projekt riportban az Efficiency fülön megjelenjen-e a mérföldkő. Abban az esetben, ha aktív a csúszka, meg fog jelenni a mérföldkő ezen a fülön, ha viszont inaktív, akkor nem fog itt megjelenni.
A rendszerben opcionálisan alkalmazható, hogy új mérföldkő létrehozásakor a mérföldkő nevét és kódját a rendszer felajánlja a projekt nevéből és kódjából képezve, ezáltal ezeket a mezőket nem kell ismételten kitölteni. Ha elfogadjuk a felkínált nevet és kódot, mentést követően az új mérföldkő megjelenik a felületen.
A felkínált néven vagy kódon módosíthatunk, az alkalmazás abban az esetben küld figyelmeztető üzenetet, ha a projekt neve vagy kódja nem azonos módon szerepel benne:
A funkció akkor elérhető, ha a rendszerbeállításokban a „Mérföldkő név származtatás engedélyezett” és a „Mérföldkő kód származtatás engedélyezett” kapcsolók bekapcsolt állapotúak.
A felvitt mérföldkövek a felületen a tételesen megjelennek:
Az ábrán látható zöld határvonalak, a mérföldkő szakaszokat jelölik, jelen példa egy negyedéves elhatárolási periódust ábrázol. Az elhatárolási periódus cég szinten beállított érték, az összes projektre vonatkozik.
¶ Mérföldkő módosítása
A mérföldkő paramétereinek a módosítása a mérföldkő neve melletti ikonra kattintással, a Mérföldkő módosítás lehetőség választásával történik. Az adatok átírását követően a mentéssel véglegesíthető a módosítás.
A „Mérföldkő tervező” felületen a rögzített mérföldkövek ütemezése csúszkás megoldással alakítható, a mérföldkő határai húzhatók az idővonalon, mindaddig, amíg a tervértékek nem kerülnek leosztásra a mérföldkőre. Miután a leadleosztás és a projekttervezés is megtörtént, a mérföldkő végdátuma még módosítható időben előrefelé húzva azt. Ebben az esetben viszont az elhatárolást is hozzá kell igazítani a módosított mérföldkő dátumokhoz, ezt a projekttervezés újbóli elvégzésével teheti meg a felhasználó. Az elhatárolás hozzáigazításának szükségességét rendszerüzenet jelzi.
¶ Mérföldkő törlése
A mérföldkő törlése a mérföldkő neve melletti ikonra kattintással a „Mérföldkő törlése” lehetőség választásával történhet meg a felületen. A mérföldkő akkor törölhető, ha nem tartozik hozzá számlatétel, ténylejelentés és nincs lezárt elhatárolási periódusa sem, így tehát a felugró megerősítéső kérdés panelján az igen gombot megnyomva törlésre kerül a mérföldkő.
Abban az esetben, ha a mérföldkőhöz tartozik már számlatétel, ténylejelentés vagy van lezárt elhatárolási periódusa, a mérföldkő nem törölhető a rendszerből, felugró abalakben kilistázódik a kapcsolódó elemek száma. Projekt kiosztói jogosultsággal az elhatárolási periódusok visszanyithatók ezt követően az idő és költséglejelentések törölhetők, illetve a még kiszámlázatlan számlatételek is törölhetőek a mérföldkőről.
¶ Mérföldkő zárás
A mérföldkő szerkesztő popup ablakban a mérföldkő lezárható projektvezető (helyettes, adminisztrátor) és a projektkiosztó szerepkörrel.
Feltétele, hogy ne kapcsolódjon hozzá jövőbeli számlatétel. A lezárás hatására törlődik minden allokáció és jövőre lejelentett idő vagy költség lejelentés. A lezárást követően az adott mérföldkőre allokáció és idő/költséglejelentés, számla felvétel nem lehetséges.
¶ Lead szétosztás
A leaden lévő árbevétel és költség tervértékek munkamérföldkövekre bontása a lead tab melletti ikonra kattintással. Sárga felkiáltójel jelzi, ha a lead még nincs mérföldkőhöz kapcsolva. A Hozzárendelés új vagy Hozzárendelés meglevő mérföldkőhöz funkcióval végezhető el.
Az ábrán látható zöld határvonalak, a mérföldkő szakaszokat jelölik, jelen példa egy negyedéves elhatárolási periódust ábrázol. Az elhatárolási periódus cég szinten beállított érték, az összes projektre vonatkozik. A teljeskörűen még fel nem osztott lead-eket a lead mellett sárga háromszög ikon, míg a teljeskörűen felosztottakat zöld pipa jelzi.
Meg kell adni, hogy az adott lead tervértéke milyen arányban oszlik meg a mérföldkövek között.
A tervlebontást automatizmusok is támogatják (%-os megosztás lehetősége), de egyedi érték megadása is lehetséges. A %-os megbontás abban nyújt segítséget, hogy a fő tervértékek ( Terv árbevétel, Terv eszközköltség, Terv alvállalkozó költség és Terv saját élőmunka) leosztása % megadással lehetséges.
A % megadása egy segédmező, a % megadást követően automatikusan megosztja a tervértékeket, ezek felülírhatóak, vagy első állapotában is lehetséges a % megadás nélkül a tervértékekhez konkrét összegek megadása.
A szétosztás mentésekor a leaden rögzített tervértékek a mérföldkőhöz kerülnek hozzákapcsolásra, a felületen a sikeres lead szétosztást a lead melletti zöld pipa ikon jelzi.
Amennyiben a leadkiosztást a mérföldkövekre módosítani szükséges, a leosztás megismételhető. Ebben az esetben a korábbi leosztás és a mérföldköveken megjelenő összesített tervértékek felülíródnak.
A projektre kiosztott leadek a mérföldkő tervező felületen a fejlécben láthatóak időrendi sorrendben a legfrissebb leaddel kezdődően.