¶ Projekt Alapadatok Szerkesztése
A projekt alapadatainak a szerkesztése a Projektkiosztó szerepkörrel a Projektkezelés felületen a projektkiválasztás és a szerkesztés gomb megnyomásával történik.
¶ Projekt nevének módosítása
Projekt neve átírható, maximum 250 karakter hosszúságban.
¶ Projekt site titkosságának állítása
A projekt site titkos beállításának módosítása a projekt adat szerkesztő felületén módosítható. Módosítás hatására a projekt látogatói szerepkör módosul: titkos esetén kikerülnek a látogatók a szerepkörből, nem titkos esetén pedig bekerülnek a látogató szerepkörbe a sablonon definiált felhasználók, csoportok.
¶ Projekt szerepkörök módosítása
Projektkiosztó szerepkörrel a projekt alapadatok szekcióban a
gombot megnyomva szerkeszthetővé válik a projekthez rögzített projektvezető, projektvezető-helyettes és projektadminisztrátor személye. A módosítást követően a projekt allokációt és a riportokban a projekt láthatását az újonnan megadott felhasználó teheti meg.
A projekten meghatározható egy felelős csapat és profit center – függetlenül attól hogy a mérföldkövön, mérföldköveken mi van megadva. Ez az érték alapján szűrhetőek a projekt listás nézetek és a riportokban is kiválasztható a felelős csapat.
Projektszponzor és felelős partner mező abban az esetben jelenik meg a felületen, ha a karbantartó felületen bekapcsolásra került a két szerepkör használata. Ha a karbantartó felületen beállításra kerül a besorolás alapú szűrés, akkor csak meghatározott besorolási kategóriákba tartozó felhasználókat lehet kiválasztani.
A projekt szerepkörök módosítása a BDocban leképezett Projektadminisztrátor szerepkört is módosítja. Például projekvezető módosítás esetén a korábban beállított felhasználótól elvételre kerül a jogosultság, az új felhasználó számára pedig megadásra.
¶ Projekt törlése
Téves rögzítések korrigálására használható funkció.
A projekt alapadat szerkesztés felületen a projektkiosztó szerepkörrel a projekt törölhető. Ez végleges törlést jelent, a projekt összes kapcsolódó entitásának törlését vonja magával, a listás nézetekben és a riportokban sem fognak ezt követően szerepelni. A művelet nem visszafordítható! A
gomb megnyomását követően felugrik a projekthez kapcsolódó entitások összesítő felülete, ahol láthatóvá válik, pontosan hány mérföldkő, számlatétel, allokáció és ténylejelentés kapcsolódik a projekthez. Ameddig csak mérföldkövek lettek rögzítve, leadek kerültek leosztásra, allokációkat rögzítettek, valamint a projekt tervezés gomb került megnyomásra a projekt felületén, a projekt minden megkötés nélkül törölhető lesz a rendszerből.
Ezen a felületen válik láthatóvá az is, ha a projektet nem lehet törölni. Ez abban az esetben történik meg, ha már van lezárt elhatárolási periódus, ténylejelntés vagy számlatétel rögzítve a projekten egy-egy mérföldkőhöz. Ilyenkor a projekt törlése csak abban az esetben végezhető el, amennyiben először ezeket az entitásokat töröljük, ezt követően tudjuk majd elvégezni a projekt törlését is.
Abban az esetben, ha töröljük az üzleti/technikai/presales leadekhez tartozó projektet, a leadek megmaradnak a rendszerben, nem kerülnek törlésre és újrakioszthatók lesznek a projektkiosztók által. Amennyiben egy részprojekt leadhez tartozó projektet törlünk, úgy a projekttel együtt a részprojekt lead is törlésre fog kerülni a rendszerben.
¶ Státusz fül
A projektek Státusz fülén elérhető a csevegés funkció, valamint megjegyzés mező is van a felületen, ami lehetővé teszi, hogy különböző megjegyzéseket fűzzenek hozzá a projekthez az arra jogosult felhasználók. Emellett a Lead-Projekt extra mezők bekapcsolása esetén a Következő lépés, Projekt fázis és Kockázatok mező is megjelenik a felületen.
Amennyiben a rendszerbeállításokban be lett kapcsolva a Következő lépés, Projekt fázis illetve a Kockázatok mező, akkor a Státusz fülön ezek az elemek is megjelennek. A mezőket az adott projekten beállított projektvezető, projektvezető-helyettes és projektadminisztrátor módosíthatja, illetve a projektkiosztó szerepkörű felhasználó az összes projekten módosíthatja a mezők értékeit. A Következő lépés egy dátum kiválasztási mező, melyen azt a dátumot kell megadni, amikor a projekttel legközelebb teendő lesz. A Projekt fázis legördülő listában a projekt aktuális fázisa állítható be, értékkészlete az Adminisztráció menüben megfelelő jogosultságok mellett módosítható.
A Projektkezelés ablakban állítható be a Kiemelt csúszka értéke. Amennyiben aktív a csúszka, úgy a projektlistában, valamint a riportokban is készíthető szűrés az értékére, így a nagy horderejű, fontos projektek könnyedén nyomon követhetők a rendszerben. A Kiemelt kapcsolót a Projektkiosztó szerepköreben lévő felhasználók módosíthatják.
A fent említett mezők alatt helyezkedik el a megjegyzés mező, amibe beírhatók a projekthez kapcsolódó fontos kommentek, megjegyzések. Itt fontos észben tartani, hogy a mentés gomb mindig felülírja a korábban beírt értéket, mindig csak az aktuálisan elmentett érték tekinthető meg a mezőben, nincs lehetőség az előzmények követésére.
A Csevegés ablakban az egyes projekttagok üzenhetnek egymásnak, megjelölhetők a @ szimbólummal az egyes felhasználók, a jelölésekről e-mailes értesítés is küldhető, amennyiben aktiválva van a rendszerben az e-mail küldés funkció. Az előzmények itt a mező alatt láthatók egy listában felsorolva, így könnyen visszakövethető a üzenetfolyam.
¶ Projekt státusz tab projektkiosztóként
Projektkiosztó szerepkörben a projekt státusz tab felületen látható egy „Projektkiosztó státusz megjegyzés” mező, melyet csak ezzel a szerepkörrel rendelkező felhasználók láthatnak.
A projektkiosztó által a mezőben tett megjegyzés a listázó nézetben külön öszlopban megjeleníthető.
¶ Logisztika fül
Csak a logisztika modult használó ügyfelek számára elérhető!
A logisztikus a projekten a Logisztika fülön kalkulációs sorok betöltését kezdeményezheti kalkulációs xls feltöltésével, illetve a bedolgozott kalkuláció adatait táblázatos formában megtekintheti.
¶ Kalkuláció betöltése
A logisztikus szerepkörű felhasználók kalkulációs sorok betöltését a “+ Kalkuláció betöltés” gombra kattintva kezdeményezhetik.
A kalkulációs excel sablonnak tartalmaznia kell egy betöltő sheet-et „beye_input” néven. A betöltő táblázat az alábbi oszlopokat tartalmazza.
- RowID: minden kalkulációs sorra egyedi azonosító, case szenzitív
- Order: egy projekt kalkulációján belül folyamatosan növekvő azonosító, de új sor beszúrásakor, vagy átrendezéskor változhat
- RowType: a sor típusa
- LeadID: a forrás lead ID-ja, egy állományban mindig azonosak
- ContrCat1: controlling kategória 1, pl.: termékcsoport
- ContrCat2: controlling kategória 2, pl.: gyártó
- ContrCat3: controlling kategória 3
- Source: beszerzési forrás
- ErpCode
- ManufCode: gyártói cikkszám
- ManufCode2: a második gyártó cikkszám, mivel több gyártónál fut két cikkszámon egy eszköz
- Description: leírás, amit az ügyfél lát
- Qty: mennyiség, mely lehet negatív is
- UnitPrice: eladási egységár, lehet negatív is
- TotalPrice: eladási totál ár, lehet negatív is
- CurrencyPrice: eladási deviza, egy kalkuláción belül minidg azonos
- UnitCost: beszerzési egységár, lehet negatív is
- Discount%: beszerzési kedvezmény
- TotalCost: beszerzési teljes ár, lehet negatív is
- CurrencyCost: beszerzési deviza, egy kalkuláción belül, soronként eltérő is lehet
¶ Előfeldolgozás
A rendszerbe csak hibátlan kalkulációs excel betöltése lehetséges, így a feltöltést követően a sorok előfeldolgozása megy végbe. Ha bármelyik sor hibára fut, akkor az xls nem betölthető. Hiba esetén a javított kalkulációs táblák újratölthetőek.
A soronkénti előfeldolgozás eredménye betöltés után táblázatos formában jelenik meg. A sikertelen sorokat piros színnel, a validációs szabályokat nem sértő sorokat zöld színnel jeleníti meg a rendszer az eredménytáblázatban. A listában alapértelmezetten csak az aktuális kalkuláció betöltéssel módosított sorok jelennek meg.
¶ Validációk
Az előfeldolgozás során az alábbi ellenőrzéseket hajtja végre a rendszer:
- a rendszer ellenőrzi, hogy az adott projektre van-e ráosztva a kalkulációban szereplő lead
- ha egy kalkulációs fájl már szerepel a rendszerben, akkor azt a rendszer nem tölti be (a file azonosító a sorazonosító első szakasza, az első _-ig)
- a rendszer ellenőrzi, hogy az excelben szereplő devizanemek a B.eye deviza törzsadat táblájában a betöltés napján érvényesek-e
- a rendszer validálja, hogy a mezőhosszúsági limiteket nem lépi-e túl a mező tartalma
- a rendszer ellenőrzi, hogy az adatbázisban szereplő mezőformátumoknak megfelelő adatok kerültek betöltésre
Sikeres előfeldolgozás után a listában megjelennek a betöltött excel fájl adatai.
Sikeres előfeldolgozás után az alábbi műveletek elvégzésére van lehetőség:
- Kalkuláció betöltése: a kalkulácó manuálisan betölthető a rendszerbe a kalkuláció betöltése gombra kattintva
- Kalkuláció visszavonása: sikeresen feldolgozott kalkuláció visszavonható a kalkuláció visszavonása gombra kattintva
- Kalkuláció megtekintése: az előfeldolgozás eredménye, és a betöltött sorok megtekinthetők a kalkuláció megtekintése gombra kattintva
A kalkuláció sikeres betöltése után a logisztikusoknak lehetősége van a listában kijelölni a rendelendő tételeket az első oszlopban lévő checkboxok segítségével. A Logisztika felületen kiválasztott tételek jelennek meg a Logisztika össz. felületen, illetve ezeket lehet a Logisztika össz. fülön fuvarba szervezni is.
Az egyes sorokhoz tartozó státusz értékek külső betöltést követően jelennek meg a felületen.
¶ Kalkuláció változáskövetés
Amennyiben a projekten olyan változások következnek be, melyet a kalkulációs excelben át kell vezetni, akkor a módosított kalkulációs excel újratölthető a rendszerbe. A kalkuláció újratöltése esetén ugyanaz a validációs folyamat történik, mint első betöltés esetén.
A változások könnyebb követhetősége érdekében a módosításokról egy lista látható a „Kalkuláció változás” gombra kattintva. A listát a projekten láthatja a logisztikus, és azok a szereplők, akik a projekt adatokhoz hozzáférnek (pl.: projektvezető, projektvezető helyettes, projektadminisztrátor, projektkiosztó, menedzsment és az adott projekt mérföldkövén/mérföldkövein nevesített csapat vezetője).
A rendszer az eredeti és az újratöltött állományban az azonos egyedi sorazonosítókban bekövetkezett változást figyeli, és ha az ErpCode, ManufCode, ManufCode2, Qty mezőiben módosulás történt akkor színekkel kiemeli a változást. A változáskövetés táblázatba a törlés és új sor létrehozás események is bekerülnek. A “Csak változások mutatása” kapcsoló segítségével beállítható, hogy a felületen csak a változások jelenjenek meg, vagy az összes kalkulációs sor.
¶ Logisztika össz. fül
Csak a logisztika modult használó ügyfelek számára elérhető!
Az összesítő tabon a kalkuláció során importált elemeket ERP kódra és devizanemre rendezetten összegzi a rendszer. A listában alapértelmezetten a Logisztika fülön rendelendőnek jelölt elemek jelennek meg, de a Rendelendő oszlop szűrőjét módosítva az összes betöltött elem listázható. A felületen az "Új fuvar" gombra kattintva lehetőség van fuvarok rögzítésére.
¶ Fuvar összeállítás
Fuvar összeállítását a logisztikus szerepkörű felhasználó tudja elvégezni a felület „+Új fuvar” gombjára kattintva.
A felugró ablakban a logisztikus a kötelező adatok kitöltése mellett kijelöli azokat az összesítő sorokat, melyeket fuvarba kíván szervezni. Az “Aktuális fuvar” oszlop értéke a kiválasztott tételek esetén szerkeszthetővé válik. Ebben az oszlopban megadható az aktuális fuvarban lévő tételek mennyisége. Abban az esetben, ha az aktuális fuvar oszlopban megadott mennyiség nagyobb, mint a rendelendő mennyiség, akkor a rendszer a fuvarba szervezett értéket piros színnel jelöli.
Validációk
- egy fuvar csak egy projekthez kapcsolódhat,
- a fuvar nevének egy projekten belül egyedinek kell lennie,
- az űrlapon a fuvar mező kitöltése kötelező,
- fuvar szerkesztés aktív projekten lehetséges, lezárható és lezárt projekten nem,
- csak a logisztikus szerepkör szerkesztheti a fuvarokat
¶ Szállítás fül
Csak a logisztika modult használó ügyfelek számára elérhető!
¶ TIG kezelés
A projekt megvalósítás végén, vagy részteljesítés esetén köztes időpontban teljesítés igazolás kiállítsa történik. A TIG összeállítás funkciót a projekten nevesített szereplők (projektvezető, projektvezető helyettes, projektadminisztrátor), a projektkiosztó, logisztikus és pénzügyi adminisztrátor szerepkörű felhasználó használhatja.
„Új teljesítésigazolás” gombra kattintva a felugró ablakban kötelező megadni a TIG nevét és dátumát, illetve kötelező kijelölni legalább egy tételt a listából. Opcionálisan a megjegyzés mező is kitölthető, majd a mentés gombra kattintva menthető a teljesítésigazolás.
Az egyes sorokhoz tartozó státusz értékek külső betöltést követően jelennek meg a felületen.
Fuvarok megtekintése
A logisztikus, pénzügyi adminisztrátor, menedzsment, projektkiosztó szerepkörű felhasználók és a projekten nevesített szereplők a „Szállítás” fülön tekinthetik meg a projekthez rögzített fuvarokat. Az összeállított fuvarból a táblázat fejlécében szűrés lehetséges, a felső sarkában lévő xls ikonra kattintva, a fuvar sorai exportálhatók.
A logisztikusok a listában szerkeszthetik és törölhetik a rögzített fuvarokat.
¶ Tagok fül (projekt tagok módosítása)
A projekt adatlap Tagok tabján kérdezhető le, hogy a projekthez létrehozott BDoc teamben az egyes szerepkörökben mely felhasználók rendelkeznek jogosultsággal.
A legördülő listában kiválaszthatóak a projekthez tartozó szerepkörök. Kiválasztás után a listában megjelennek az adott szerepkörben jogosultsággal rendelkező felhasználók.
A felhasználók mellett található
gombbal eltávolítható a felhasználó adott szerepkörű jogosultsága a projektről. Amennyiben a felhasználó nem rendelkezik más jogosultsággal a projekten (ez alól kivétel az általános megtekintő jog), a teamből is kikerül, és ezután nem jelenik meg számára a Teams alkalmazásban sem a projekt.
A legördülő lista mellett található személy választó kontroll segítségével új felhasználók számára adható meg a kiválasztott szerepkörhöz tartozó jogosultság. A személy kiválasztása után a Hozzáadás gombra kattintva véglegesíthető a jogosultság megadás. Ekkor a felhasználó felvételre kerül a kiválasztott szerepkörbe, és teambe is, ezáltal megjelenik számára a Teams alkalmazásban is a projekt.
A kiválasztható szerepkörökhöz tartozó jogosultságok a sablonon beállítottak alapján kerülnek alkalmazásra. Például, hogy a belső projekt tag szerepkör mely mappákhoz fér hozzá és melyekhez nem.
A Hiányzó felhasználó linkre kattintva rögzíthető külső felhasználó annak céljából, hogy bevonható legyen a Bdoc siteon. Email cím és teljes név megadásával küldhető ki a meghívó, mely létrehoz egy felhasználót, aki számára ezután jogosultság adható Bdoc siteokon.
(ez a funkció főleg külső felhasználók, ügyfelek bevonására használható)
¶ Beállítás fül (egyéb beállítások a projekten)
Megjegyzés mező kötelezőek
A projektre történő időlejelentésen a megjegyzés mező töltése kötelezővé válik.
Projekt szintű lejelentés tiltott
Bekapcsolás esetén a projektre nem lehet időt lejelenteni.
Tevékenységek
Projektre testreszabottan megadható, hogy a Karbantartáson rögzített tevékenységi szintek közül a projektre történő időjelentésnél mely tevékenységek jelenjenek meg, mit adhassanak meg a projekttagok az időlejelentés során. Ezen felül lehetőség van arra is, hogy projekt szintű tevékenységeket is megadjon a projektvezető, így itt a
gomb megnyomásával az alábbi ablak fog felugrani a felületen, ahol megadható a projektre vonatkozó tevékenységi szint:
A szükséges magyar és angol megnevezés megadását követően már kiválaszthatóvá fognak válni a projekt szinten megadott tevékenységek is.
Emellett ezen a tabon arra is van lehetőség, hogy a tevékenységek sorai mellett található csillag gombokkal jelezhető, hogy az adott tevékenységi szint automatikusan betöltésre kerüljön az időlejelentéskor, amit természetesen lehet változtatni a felületen, de ezzel egyben meg is könnyíthető a lejelentés.
A csillag ikon használatával megadható, hogy melyik lejelentési tevékenység típus jelenlen meg az időlejelentéskor alapértelmezetten.
Projekt követés felületen az Eszköz és Alvállalkozói oszlopok láthatósága kikapcsolható. Ez minden projekten egyedileg állítható a Beállítások tabon a projekt vezetői és a projektkiosztó által. Ha kikapcsolt állapotú, akkor a követés felületen a kikapcsolt oszlopok terv és tény adatai nem jelennek meg. Abban az esetben javasolt kikapcsolni, ha a projekten nem merülnek fel ezekhez kapcsolódó költségek.
¶ Irányítás fül
Az irányítás fülön a Rendszerbeállítások Lead-projekt extra mezők tabján beállított mezők egy része jelenik meg. A mezőket az adott projekten beállított projektvezető/projektvezető helyettes és projektadminisztrátor szerkesztheti, illetve a projetkiosztó szerepkörű felhasználók is szerkeszthetik a mezőket az összes projekten.
Billenőkapcsoló mezők
- Kötbérterhes
- Csereeszköz
- Karbantartás
- Rendszerfelügyelet
- Gyártói support
- VSQ
- SLA változó díj
Legördülő listák - értékkészletük az Adminisztráció menüpont alatt módosítható
- Szolgáltatási időszak
- Megjelenési idő
- Napi szolgáltatási időszak
- Évi karbantartások száma
Szám beíró mezők
- Műszaki készültség % - szám beíró mező, 0-100-ig történő validációval
- Évi karbantartások száma - szám beíró mező
A mezők nevei módosíthatóak a rendszerbeállítások Nyelvi szótár tabja alatt.
¶ Projekt site létrehozás
Amennyiben valamilyen okból kifolyólag nem került létrehozásra Bdoc site a projekthez a létrehozáskor, a Site létrehozás gombra kattintva utólag is létrehozható a site. Ekkor néhány perc eltelte után a site létrejön és megjelennek a SP és Teams megnyitó gombok.
¶ Projekt lezárása
A rendszerben létrehozott projektek két lépcsős lezárási folyamaton keresztül juthatnak el a végleges, lezárt állapotba, amikor már nem történik sem munkavégzés, sem pénzügyi mozgás az adott projetkhez kötődően.
¶ Projekt lezárásra küldése
Az elsőszintű lezárást a projektvezető végezheti el a felületen a
gomb megnyomásával. Ezt követően a projekt értékei már nem lesznek szerkeszthetőek, csak a projektkiosztó és a pénzügyi adminisztrátor szerepkörrel rendelkező felhasználók által. Ebben az állapotban még nincs véglegesen lezárva a projekt, itt csak a projektvezető által történik egy jelzés a projektkiosztó felé, hogy a projektmunka a végéhez ért, a felületen a projektvezetőhöz és a projekttagokhoz tartozó adminisztrációs feladatok is készen vannak és lezárultak, így zárható a projekt. A gomb megnyomásával a projekt kikerül az Aktív projektstátuszból is.
¶ Projekt újraaktiválása
Amennyiben a projektkiosztó vagy a pénzügyi adminisztrátor úgy ítéli meg, hogy annak ellenére, hogy a projektvezető lezárásra küldte a projektet, mégis szükséges módosításokat, kiegészítéseket eszközölni még a projekt felületén, az
gomb megnyomásával újraaktiválhatják az adott projektet. Ezt követően újra szerkeszthetők lesznek a hozzá tartozó attribútumok, rögzíthető a projekthez számlatétel vagy időlejelentés is például. Ez a gomb mozgásteret biztosít arra a felületen, hogy a projekt lezárásra küldése ne jelentsen végleges lezárást. A projekt újraaktiválását követően újra megjelenik a felületen a
gomb, aminek megnyomásakor újra dönthet a projektkiosztó, hogy aktiválni vagy véglegesen lezárni szeretné a projektet.
¶ Projekt lezárása
Az elsőszintű zárást követően a projektkiosztó dönthet a második szintű projektzárás mellett, amikor is a
gomb megnyomásakor lezárt státuszba kerül a projekt. Ebben az állapotban nem szerkeszthető már a projekten semmilyen adat, nem lehet időlejelentést vagy számlatételt rögzíteni rá. Ennek a gombnak a megnyomásával lezárul a projekt, innen már csak a projektkiosztó szerepkörrel rendelkező felhasználó tudja szükséges esetben újra visszanyitni az
gomb megnyomásával.
Abban az esetben, ha a projekten lévő elhatárolási szakaszok közül még nincs mindegyik lezárva, a rendszer figyelmeztetést küld:
Ebben az esetben a projekt lezárása csak abban az akkor lehetséges, ha a „Projekt tervezés és követés” gombbal a tervező felületre navigálunk, és lezárjuk a nyitott állapotban lévő szakaszokat.