¶ Allokáció
A csapatvezetők az Allokáció főmenü / Allokáció csapat nézet almenüben a projektvezetők pedig az Allokáció főmenü / Allokáció projekt nézet almenüben tervezik meg az egyének kapacitás lekötését. Ez a felület az adott mérföldkőre tervezett munkaerő lekötést és a projektre allokált előrelátható költségtervezést szolgálja, illetve az erőforrásgazdák részére áttekintést biztosít az erőforrás lekötésekről.
- Allokáció egyéni szintű rögzítése, pénzügyi hatás kalkulálása azonnal
- Munkavállalók és alvállalkozók kezelése
- Tarifa alapú költségkalkuláció
- Részletes előretekintő erőforrás felhasználás, terv/tény követés
Allokáció csapat nézetben a csapatba tartozó felhasználók listájában az “Összes kiválasztása” pipával minden csapattag egyszerre kiválasztható, vagy a kiválasztás törölhető, így egy felhasználó kiválasztása egyszerűsödik.
¶ Allokáció – projekt nézet
Az allokáció - projekt nézet almenüben a nagyító ikonra kettintve kell kiválasztani a projektet, amire szeretnénk allokálni.
A projekt kiválasztása történhet projekt nevére vagy projekt kódra kereséssel. A releváns cellába a nagyító ikon mellé beírható a szótöredék, mely autocomplete funkcóval szűkíti a találati listát.
A keresett projekt sorára kattintással és a
gomb megnyomásával betöltődik az adott projekt allokációs felülete.
A képernyő alján található
ikonnal a rendszerben rögzített Felhasználók közül választhatunk a Valós felhasználó hozzáaadása lehetőségre kattintva.
A felugró ablakban ki kell választani, hogy a Felhasználót melyik mérföldkőhöz kell allokálni, a listában megjelenik az összes aktív mérföldkő, mely a projekthez kapcsolódik. A kiválasztott mérföldkő sorára kell kattintani, majd a Kiválaszt gombot megnyomni.
Ekkor megjelennek a Felhasználók listás nézetban, melyből kiválasztható egy vagy több felhasználó is. A keresés történhet a névre, csapatra, e-mailre és besorolási kategóriára keresséssel:
Több felhasználó kijelölése a nevek előtt található négyzetbe pipa helyezésével történik. A kijelölt személyek az allokációs felületen megjelennek.
A felhasználó mérföldkőhöz rendelése után a felhasználó a beállított BDoc jogosultsági kategória alapján Teljes láthatóság esetén a belső projekttag, Szűkített esetben a külső projekttag szerepkörbe kerül felvételre. (amennyiben a felhasználó BDoc kategóriája egyéb, egyik csoportba sem kerül felvételre allokáció rögzítésekor). Ezzel együtt a felhasználó a teambe is bekerül és megjelenik számára a projekt a Teams alkalmazásban is.
A felületen látható a projekt és alatta narancssárga ikonnal a mérföldkő neve, kódja a sorában pedig a mérföldkőhöz kapcsolódó főbb tervszámok. A mérföldkő neve fölé menve a tooltipben látható a mérföldkő többi adata is.
A kiválasztott felhasználó neve alatt látható, hogy milyen besorolási kategóriába tartozik és mennyi a tervezhető kapacitása, 8 óra 100% értéknek felel meg. A személy nevének sorában látszódik, hogy a jelenlegi allokációi alapján hány %-ban lesz projekthez rendelve az adott időszakban.
Ha nem tudható még a megvalósító személye, akkor kiválasztható fiktív felhasználó, amelyből több is hozzáadható a mérföldkőhöz a „Fiktív felhasználó hozzáadása” lehetőség választásával.
A beszédesebb nyomonkövethetőség érdekében a felugró ablakban szabadon megadható a besorolás és egy elnevezés hozzá. (pl.: Szenior fejlesztő, Junior tesztelő …)
Az Allokáció felületén található
ikon segítségével az adott projekt vagy csapat allokációjának frissítése történhet meg egyetlen gombnyomással, így nem kell a böngésző frissítését eszközölni, az értékek a gomb megnyomását követően rögtön módosulnak a felületen.
¶ Allokáció létrehozása
A felvitt aktív felhasználók vagy besorolási kategória neve melletti ikonra kattintva az ”Allokáció létrehozás” lehetőséget választva rögzíthető az allokáció.
A naptárválasztó felületről egyszerűen kijelölhető a nap vagy az időintervallum és az allokált kapacitás %-os mértéke. Ezen felül az allokációnál megadható megjegyzés is a felületen.
A felületen tooltipben látszik az allokációs intervallum adatai, az időszak kezdete, vége, a ráfordított napok száma és a költsége, mely az adott felhasználó besorolásának a tarifájával kalkulált érték.
A “Mérföldkő intervallum kiválasztása" funkcióval: a mérföldkő teljes jövőbeli intervallumára egyenletes eloszlású allokáció létrehozása történik.
Az egy-egy besoroláshoz vagy felhasználóhoz rögzített allokáció a felületen egymás alatt látható. Az intervallumra lépve az adatai kiolvashatóak, az időszak első és utolsó napja, a munkanapok száma, a kapacitás mértéke és a besoroláshoz rögzített tarifa alapján kalkulált költség.
A fiktív felhasználó besorolás kicserélhető valós felhasználóra a „Csere valós felhasználóra” gombbal.
A felugró ablakban kijelölhető a felhasználó, a
gombot megnyomva a felületen átneveződik, az allokált intervallumok megtartása mellett. Ha más besorolási kategóriába tartozó a kiválasztott felhasználó, akkor a költség újrakalkulálódik.
Valós felhasználó esetén mind csapatnézetben, mind mérföldkő nézetben a felhasználó neve melletti sorban az adott napra vonatkozó összesített allokációja látható, ami segíti a még rendelkezésre álló szabad kapacitás, illetve az esetleges túlallokáció megállapítását:
¶ Allokáció módosítása
Az allokációs intervallumra kattintva a felugró ablakban módosítható az intervallum vagy a kapacitás százaléka. A mentés gombbal véglegesíthető, melynek eredményeként újrakalkulálódik az allokáció költsége.
Múltbeli allokáció nem módosítható.
Allokáció csúsztatása
Az allokációs soron belül az intervallum a jobb egérgomb megnyomásával mozgatható, illetve az intervallum végének a mozgatásával kisebb vagy nagyobb mértékre módosítható.
¶ Allokáció vágás
Az allokációs intervallum további szakaszokra osztható az allokációra kattinva jobb egér gombbal az „Allokáció vágása” funkciót választva.
A felugró ablakban az eredeti intervallumon belül egy új intervallum meghatározható, mely a meglévő 2 vagy 3 szakaszra bontja, szakaszonként külön-külön megadható a kapacitás százaléka. A mentés gombbal véglegesíthető, melynek eredményeként az új dátumok és százalékok alapján újra mentésre kerül az allokáció és újrakalkulálódik az allokáció költsége.
A dátum kiválasztó panelen – az aktuális naptári naptól számítottan és az eredeti allokációs időintervallumon belül - megadható az újonnan létrehozandó intervallum eleje és vége dátum. A felületen a % érték a felbontott szakaszokra külön - külön állítható.
¶ Allokáció törlése
Az allokációs sorban a név melletti ikon megnyomásával a Mérföldkő felhasználó törlése opció választásával lehetséges a sor eltávolítása és az allokáció megszüntetése.
Ebben az esetben a felhasználó korábban allokáció alapján megadott jogosultságai törlésre kerülnek, amennyiben nem volt a belső/külső projekttagon kívül más szerepkörhöz is felvéve megszűnik a team tagsága is, a Teams alkalmazásában nem jelenik meg számára ezután a projekt.
Továbbá a törölni kívánt intervallumra kattintva a törlés gombot megnyomva a felvitt allokáció törölhető.
¶ Allokáció cseréje másik felhasználóra
Egy projektre allokált felhasználó lecserélhető egy másik felhasználóra a „Csere másik felhasználóra” lehetőséggel, ekkor az összes, a projekten lévő jövőbeli allokáció(ka)t átteszi a cserében megjelölt felhasználóra a holnapi naptól.
Eredményeként az allokációk az újonnan megadott felhasználóra kerülnek át.
¶ Allokáció módosítása inaktív felhasználónál
Abban az esetben, ha egy felhasználó érvényességi idejének végdátuma lejárt, akkor a felhasználóra vonatkozó jövőbeli allokációk fiktív felhasználóra vonatkozóvá fognak alakulni, ezzel biztosítva, hogy a user érvénytelensége miatt ne változzon a projekt élőmunka költsége, valamint ennek segítségével a projektvezető számára is szembetűnő, hogy szükséges új embert allokálnia a fiktív user helyére az allokációs nézetben.
¶ Allokáció – csapat nézet
Az allokáció - csapat nézet almenüben a „Csapat keresés” mezőben kell kiválasztani az érintett csapatot.
A csapat kiválasztása történhet rövid és hosszú név kereséssel. A releváns cellába a nagyító ikon mellé beírható a szótöredék, mely autocomplete funkcóval szűkíti a találati listát.
A keresett csapat sorára kattintással és a
gomb megnyomásával betöltődik az adott csapathoz rendelt személyek neve, melyből kiválasztható a keresett személy vagy pipával több felhasználó is betölthető.
¶ Allokációs tervértékek rögzítése
A projekt indításakor a projektvezető rögzíti az induló allokációt. Ennek keretében létrehozza a projekt mérföldköveit és az allokációs felületen a projekt mérföldköveihez hozzárendeli a tervezett kollégákat (ha szükséges, fiktív felhasználót megfelelő grade-del). Ekkor lehetősége van arra, hogy az egyénekhez a mérföldkőre tervezett napszámokat rögzítse.
Az allokáció menüben a felhasználó neve mellett a Terv rögzítése lehetőséget választva megjelenik egy adatbeviteli mező, ahol a Terv napszám cellába rögzíthető az adott felhasználó az adott mérföldkőre tervezett munkanapjainak a száma. A Mentés és Mégse gombok használatával véglegesíthető, vagy elmenthető az érték.
Amennyiben még nem volt megadva terv szám, akkor látható az “Automatikus allokáció mérföldkőre” funkció. (ha már van megadott terv érték, azaz nem nulla, akkor az automatizmus nem elérhető)
A funkció használatával az Allokáció létrehozás felugró ablakban a rendszer előtölti az adatokat: ki van választva automatikusan a mai naptól keződően a mérföldkő utolsó napjáig bezárólag az intervallum és a megadott terv napszám jelenik meg az Allokált napszám helyén. Ezen beállítások mentésekor az automatikus allokáció megtörténik.
A felületen látszódik az utolsó módosító neve és a módosítás dátuma.
A felhasználóhoz felvett tervérték leolvasható a neve felé húzott egérrel megjelenő tooltipben. Az itt látható két érték a Rögzített terv érték és az Elérhető nap, mely úgy kalkulálódik, hogy a terv napszámból levonásra kerül a lejelentett napszám.
¶ Kompetenciák mutatása
Ha a rendszerben kompetencia nyilvántartás történik, akkor az adott felhasználóhoz rögzített kompetenciák a kompetenciák mutatása almenü pontra kattintva látható lesz.
