¶ Szponzori jóváhagyás
A rendszerben lehetőség van az üzleti projekt terv értékeinek a szponzori jóváhagyására, a funkció a Rendszerbeállításokban kapcsolható be.
A Tervezés és Követés fülön látható a "Terv értékek" gomb. Ezen a feltervezett projekt főbb pénzügyi számainak az áttekintő nézete jelenik meg és a projeken nevesített szereplők az abban pillanatban aktuális terv értékeket a Jóváhagyásra küldés gombbal a projekten nevesített Szponzor részére küldheti jóváhagyásra. Majd a szponzor jóváhagyást követően egy másodszintű ellenőrzésre és jóváhagyásra kerül a projektkioszóhoz. A kétszint jóváhagyást követően a terv érték véglegesedik és ezen állapot egy terv verzióként mentésre kerül, mely a projekt életút során viszonyítási alapként megtekinthető, bármikor visszanézhető.
A jóváhagyás folyamata:
A jóváhagyás lépései:
A mérföldkövek felvételét, a leadek leosztását, a projekttervezést, az allokációk és a tervezett számlatételek rögzítését követően a projektvezető elkészül a projekt tervezési szakaszával, ezt követően a projektszponzornak küldi jóváhagyásra.
A projeken nevesített szereplők vagy a projekt kiosztó szerepkörökkel látható a “Létrehozás” gomb, melyre kattintva az altuálisan rögzített terv állapot áttentő nézete jelenik meg. A felső ablakban Lead-en szereplő értékek jelennek meg, az alatta levő paneleket kinyitva pedig a mérföldkövek, tervezett napszámok, Kimenő és bejövő számlatétel tervek részletei nézhetők meg a végelgesítés előtt.
Abban az esetében, ha a rögzített tervértékek véglegesnek tekinthetők, akkor a “Tervértékek véglegesítése” gombbal véglegesítésre és eltárolásra kerülnek. A Mégse gomb választásával a tervezéshez kapcsolódó értékekek tovább szerkeszthetők, a jóváhagyás folyamat nem kezdődik el.
Véglegesítést követően a Jóváhagyás almenüre kerül át automatikusan a projekt, ebben az almenüben látható, hogy a terv verzió jóváhagyása mely állapotban tart, a későbbi terv verziók is itt kereshetőek vissza:
A jóváhagyás gombon a felugró ablakban a szerkesztés alatti állapotból a Jóváhagyásra küldés gombbal lehet a szponzor részére jóváhagyásra küldeni. (automatikus email értesítés rendszer szinten bekapocsolható)
Szponzori jóváhagyás vagy elutasítás
A Projekt menüben Projekt szponzori jóváhagyás almenüben láthatóak az adott szponzor számára, azon saját projektjei, amelyek szponzori jóváhagyáson vannak, de még a szponzor által nem kerültek jóváhagyásra.
A szponzori jóváhagyás lehetősége a “Jóváhagyás” almenü alatt érhető el:
A jóváhagyás gombon a felugró ablakban a "Jóváhagyás alatti" terv verzió elbírálása történik a szponzor által. A jóváhagyandó tervezet részletei a verzió előtti ceruza ikonra kattintva nézhetők meg, melyen részletesen megjelenik a projekthez tartozó lead, mérfölkő, allokáció és számlatételek összesítő nézete. A verziót jóváhagyása esetén a második szintű, adminisztratív jóváhagyásra kerül a projek kiosztó részére. Elutasítás esetén a terv verzió tovább nem szerkeszthető. (automatikus email értesítés rendszer szinten bekapocsolható)
Projektkiosztói jóváhagyás vagy elutasítás
A Projekt menüben Projekt jóváhagyás almenüben láthatóak a projekkiosztói szerepkörű személyek számára, azon saját projektjei, amelyek másodszintű jóváhagyáson vannak, de még a projekkiosztó által nem kerültek jóváhagyásra.
A projekt Tervezés és követés fülön a Terv értékeke a jóváhagyás gombon a felugró ablakban a "Szponzor áltat jóváhagyva" terv verzió elbírálása történik a projekt kiosztó által. A jóváhagyandó tervezet részletei a verzió előtti ceruza ikonra kattintva nézhetők meg, melyen részletesen megjelenik a projekthez tartozó lead, mérfölkő, allokáció és számlatételek összesítő nézete. A verziót jóváhagyása esetén a verzió végelegítése megtörténik (PCO freeze állapotban kerül). Elutasítás esetén a terv verzió tovább nem szerkeszthető. (automatikus email értesítés rendszer szinten bekapocsolható)
A másod szinten is jóváhagyott terv verziók a szem ikonra kattintva megtekinthetők.
